Cách viết email chào hàng hay và chuyên nghiệp

Internet ngày càng phổ biến rộng rãi thì việc sử dụng email trở thành “chuyện thường ngày”. Việc viết email như thế nào cho có “văn hóa” là một vấn đề đáng quan tâm. Bởi do đặc thù của email đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói” và những lỗi tưởng chừng có thể bỏ qua khi nói chuyện nhưng lại có thể trở thành “không chấp nhận được” khi được thể hiện rõ ràng .. trên màn hình. Hoặc có thể sẽ xảy ra những hiểu lầm phát sinh do không gặp mặt trực tiếp … Vậy bạn nên làm gì để hạn chế những rủi ro phát sinh ở mức thấp nhất?

> Những điều cần chú ý khi nộp CV online > Làm thế nào để đạt được mục tiêu bạn đã đặt ra? > Làm gì khi bị sếp sai vặt
1. Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận

Tên địa chỉ Email cần sự nghiêm túc

Đây là một vấn đề quan trọng, nhiều người thường hay mắc phải nhưng lại không được chú ý. Đồng ý là việc đặt tên địa chỉ email như thế nào là quyền của cá nhân bạn. Nếu chí dùng để liên lạc bạn bè, người thân hay mục đích riêng tư khác thì được, nhưng nếu là trong công việc thì đây là một vấn đề khác. Hãy tưởng tượng xem nếu bạn gửi mail về một hợp đồng quan trọng cho đối tác cũng vô cùng quan trọng, văn phong cực kì nghiêm túc, nhưng địa chỉ email thì … hết sức “trẻ con” và “lố lăng”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, một hoàng tử công chúa nào đó, hay kiểu như boycodon@email.com, cobetocvang123@email.com... thì vấn đề bạn gặp phải sẽ không đơn giản chút nào! Và kết quả là đương nhiên sẽ ký kết hợp đồng thất bại. Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.
2. Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn

Chú trọng cách viết Email

Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn. Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì. Người đọc mail sẽ cảm thấy bạn là một người cẩu thả và lười biếng đến nổi không thèm dò lại một lần nữa những gì mình viết, đặc biệt là viết email CV xin việc, các nhà tuyển dụng có thể sẽ loại bạn từ “vòng gửi xe” vì họ không chấp nhận một ứng viên cẩu thả và lười biếng như vậy. Sự tôn trọng là cần thiết trong mọi trường hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để “đạt được mục đích” của mình. Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người đối diện là chuyện cần thiết, và điều nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email.
3. Đâu là "dàn ý" chung?

Chú ý tới cấu trúc email

Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽ chẳng có một dàn ý nào là chung cả. Bởi vì, với những nội dung khác nhau, sẽ có những hình thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dung nhưng đôi khi đòi hỏi phải có những hình thức khác nhau. Bạn cần xác định rõ ràng “Ai là người đọc email của bạn?”, mục đích gửi mail là gì?, nội dung bao gồm những điều nào? Khi ấy “dàn ý” sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều nên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều. Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng nên được chú ý. Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức rằng, một bức email “văn hóa” có thể mang lại những kết quả không ngờ đến, đặc biệt là trong công việc.
Chúc bạn thành công!

• Twitter
• Facebook
• Google
• Tumblr
• Pinterest